Abschied vom Papier: Digitaler Datenaustausch der PKV-Beiträge startet 2026

Ab 2026 tauschen private Kranken- und Pflegeversicherungen, das Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) sowie Arbeitgeberinnen und -geber bestimmte Daten elektronisch miteinander aus. Damit wird das bisherige Verfahren mit Papierbescheinigungen Schritt für Schritt abgelöst.

Worum geht es?
Es geht um die Beiträge zur privaten Kranken- und Pflegeversicherung, die für den Lohnsteuerabzug wichtig sind. Schon 2020 wurde im Gesetz geregelt, dass diese Daten digital weitergegeben werden sollen. Die Versicherungen melden die Beiträge ihrer Versicherten an das BZSt. Dieses erstellt daraus Elektronische Lohnsteuerabzugsmerkmale (ELStAM) und gibt sie an die Arbeitgeberinnen und Arbeitgeber weiter.

Wichtige Punkte des neuen Verfahrens:

• Fehlerhafte Daten:
  Wenn eine Versicherung einen Fehler meldet, muss sie das beim BZSt korrigieren. Das BZSt ändert dann die Lohnsteuerdaten, und der Arbeitgeber muss prüfen, ob der Lohnsteuerabzug angepasst werden muss.

• Prüfung durch Arbeitgeber:
  Auch wenn die elektronischen Daten vorliegen, muss der Arbeitgeber selbst prüfen, ob er einen Zuschuss zur privaten Kranken- und Pflegeversicherung zahlen muss und ob dieser steuerfrei erfolgt.

• Zeitpunkt der Datenübermittlung:
  Die Lohnsteuerdaten (ELStAM) sollen den Arbeitgeberinnen und Arbeitgebern üblicherweise im Dezember für das folgende Jahr zur Verfügung stehen.

• Ausland:
  Versicherungen im Ausland sind nicht in den Datenaustausch eingebunden. Wer im Ausland privat versichert ist, muss der Arbeitgeberin bzw. dem Arbeitgeber und dem zuständigen Finanzamt Bescheinigungen über die Beiträge vorlegen.

• Start und Übergangszeit:
  Der elektronische Datenaustausch startet am 1. Januar 2026. In den ersten zwei Jahren dürfen Arbeitgeberinnen und Arbeitgeber weiterhin Papierbescheinigungen verwenden, wenn es noch keine elektronischen Daten gibt (Ersatzverfahren).

• Hilfsmittel:
  Das BZSt stellt ein Handbuch bereit, das erklärt, wie der Datenaustausch technisch funktioniert. Es richtet sich an Versicherungen sowie Arbeitgeberinnen und Arbeitgeber.