Hinweisgeberschutzgesetz tritt am 02.07.2023 in Kraft
Das Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) ist die deutsche Umsetzung der sog. EU-Whistleblower-Richtlinie. Es wurde am 2. Juni 2023 im Bundesgesetzblatt verkündet und tritt einen Monat nach der Verkündung in Kraft, somit am 2. Juli 2023. Ziel des HinSchG ist der Schutz von Personen, die im Rahmen ihrer beruflichen Tätigkeit Informationen über Verstöße erlangt haben und diese melden. Unternehmen mit in der Regel mindestens 250 Beschäftigten müssen die Vorgaben nach dem HinSchG spätestens bis zum 2. Juli 2023 umsetzen. Hinweis: Die Bußgeldvorschrift, wonach ein Bußgeld bis zu 20.000 Euro droht, wenn ein interner Meldekanal nicht eingerichtet oder betrieben wird, tritt erst am 01. Dezember 2023 in Kraft. Bis zu diesem Datum wird somit noch kein Bußgeld wegen fehlender Einrichtung oder fehlendem Betrieb verhängt. Für Unternehmen mit in der Regel 50 bis 249 Beschäftigten sieht das HinSchG eine verlängerte Einrichtungsfrist bis zum 17. Dezember 2023 vor. Diesen Unternehmen ist es zudem erlaubt, Ressourcen zu teilen und mit anderen Unternehmen eine „gemeinsame Meldestelle“ zu betreiben. Kleine Unternehmen mit in der Regel bis zu 49 Beschäftigten sind von der Pflicht zur Einrichtung eines internen Meldekanals ausgenommen.
Die internen Meldestellen müssen bestimmte Anforderungen erfüllen: Die Meldekanäle müssen so gestaltet sein, dass nur befugte Personen Zugriff auf die Meldungen haben. Es müssen sowohl mündliche als auch schriftliche Meldungen möglich sein, und auf Wunsch der hinweisgebenden Person muss eine persönliche Zusammenkunft mit der Meldestelle ermöglicht werden.
Der Bereich der Personen, der nach dem HinSchG geschützt ist, ist weit gefasst und umfasst alle natürlichen Personen, die im Zusammenhang mit ihrer beruflichen Tätigkeit Informationen über Verstöße erlangt haben und diese melden (hinweisgebende Personen), insbesondere:
Beschäftigte, auch bereits ausgeschiedene Beschäftigte, Stellenbewerber, Praktikanten, Leiharbeitnehmer
Selbstständige, die Dienstleistungen erbringen, Freiberufler, Auftragnehmer, Unterauftragnehmer, Lieferanten und deren Mitarbeiter
Anteilseigner und Personen in Leitungsgremien
Zentrales Element ist das Verbot von Repressalien: Unternehmen müssen beachten, dass sämtliche Repressalien einschließlich der Androhung und des Versuchs von Repressalien untersagt sind.
Checkliste zur Einrichtung eines internen Meldekanals:
Über welchen Kanal sollen die Meldungen erfolgen?: Telefonisch, E-Mail, webbasierte Lösung, Ombudsperson? Soll eine webbasierte Lösung gewählt werden, die auch anonyme Meldungen ermöglicht (dies ist nicht verpflichtend)?
Wem soll der interne Meldekanal offenstehen?: Nur den eigenen Beschäftigten sowie überlassenen Leiharbeitnehmern oder allen Personen, die im Rahmen ihrer beruflichen Tätigkeit mit dem Unternehmen in Kontakt stehen?
Information über das Meldesystem: Wie sollen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter und ggf. sonstige hinweisgebende Personen über mögliche Meldestellen informiert werden? Unternehmenswebsite, Unternehmens-Intranet, Schwarzes Brett?
Zuständigkeiten innerhalb des Unternehmens: Wer ist für die Entgegennahme und Bearbeitung der Hinweise zuständig? Wer erhält die eingeschränkten Zugriffsrechte? Besteht bei den zuständigen Personen ausreichend juristische Expertise, um eingehende Meldungen zu bearbeiten? Benötigen diese Personen eine Schulung? Ist die Vertraulichkeit gewahrt?
Wie soll bei Eingang einer Meldung konkret vorgegangen werden?: Wer versendet fristgerecht die Eingangsbestätigung an den Hinweisgeber, wer entscheidet über Folgemaßnahmen und wer gibt dem Hinweisgeber fristgerecht eine Rückmeldung?
Externer Dienstleister?: Soll ein externer Dienstleister mit der Entgegennahme und ggf. Bearbeitung von Meldungen beauftragt werden?
Dokumentation: Wie wird die Meldung und die Kommunikation mit dem Hinweisgeber dokumentiert?
Datenschutz: Wie kann der interne Meldekanal datenschutzkonform implementiert werden? Datenschutzrechtliche Fragen mit Datenschutzbeauftragtem klären und ggf. weitere Fachbereiche wie Personal, Recht und Compliance in den Prozess einbinden.
Bestehen Mitbestimmungsrechte des Betriebsrats?: Der Betriebsrat sollte frühzeitig eingebunden werden.
Vorbereitung der Personalverantwortlichen bzw. der Personalabteilung auf die verschärften Beweislastregeln: Sie werden künftig beweisen müssen, dass nicht der Hinweis zu der jeweiligen arbeitsrechtlichen Maßnahme geführt hat, sondern dass es dafür andere Gründe gab. Eine entsprechende Dokumentation von Gründen für arbeitsrechtliche Sanktionen ist insofern anzuraten.